L’instructeur, en fonction de la localisation, de la nature et de l’importance du projet vérifie en s’appuyant sur le code de l’urbanisme et la liste explicative que toutes les pièces que le dossier doit comprendre sont bien présentes.

Le décret du 5 janvier 2007 précise de façon exhaustive la liste des pièces à joindre à chaque demande :

• la liste des pièces à fournir dans le cadre d’un permis de construire figure aux articles R.431-5 à R.431-12 du code de l’urbanisme et la liste des pièces complémentaires figure aux articles R.431-13 à R.431-33 du code de l’urbanisme ;
• la liste des pièces à fournir dans le cadre d’un permis d’aménager figure aux articles R.441-1 à R.441-8 du code de l’urbanisme ;
  des pièces spécifiques complémentaires sont prévues pour les lotissements (R.442-3 à 10) et pour les campings/PRL (R.442-2 à 5).
• la liste des pièces à fournir dans le cadre d’une déclaration préalable portant sur un projet de construction, sur des travaux sur une construction existante ou sur un changement de destination d’une construction figure aux articles R.431-35 à R.431-37 du code de l’urbanisme ;
• la liste des pièces à fournir dans le cadre d’une déclaration préalable portant sur un aménagement figure aux articles R.441-9 et R.441-10 du code de l’urbanisme ;
• la liste des pièces à fournir dans le cadre d’un permis de démolir figure aux articles R.451-1 à R.451-4 du code de l’urbanisme.
  Chaque dossier de demande de permis ou de déclaration préalable est accompagné d’un bordereau des pièces jointes.

1.Le principe : la demande de pièces manquantes est effectuée dans le premier mois

• 1.1. La règle

  L’autorité compétente doit réclamer les pièces manquantes dans le délais d’un mois à compter de la réception ou du dépôt du dossier, sinon elle ne peut plus modifier le délai initial ou le délai majoré en fonction des consultations obligatoires.
  Dans ce cas de figure, le pétitionnaire a trois mois suivant la date de notification de la liste des piéces manquantes pour fournir ces pièces. S’il ne les fournit pas dans ce délai, sa demande fait l’objet d’une décision tacite de rejet en cas de demande de permis ou d’une décision tacite d’opposition en cas de déclaration (article R.423-39 du code de l’urbanisme).
  Le délai d’instruction commence à courir à compter de la réception de toutes ces pièces par la mairie (article R.423-39 c du code de l’urbanisme).
  Si dans le délai d’un mois, une nouvelle demande de pièces apparaît nécessaire, en cas d’oubli de certaines pièces dans la première demande, elle se substitue à la première et dresse de façon exhaustive la liste des pièces manquantes et fait courir le délai de trois mois pour fournir ces pièces (article R.423-40 du code de l’urbanisme). Le délai d’instruction commencera à courir à compter de la réception de toutes les pièces.
  Lorsque le caractère incomplet du dossier est soulevé par l’architecte des bâtiments de France (ABF), c’est le service instructeur qui prépare la lettre de demande de pièces manquantes, qui est signée par l’autorité compétente. L’ABF est le seul service consulté qui reçoit le dossier complet de demande de permis. Il donne son avis sur le projet architectural et paysager du projet et pour cela il doit s’assurer qu’il dispose de tous les éléments nécessaires.
  Dans le cas où il manquerait des éléments, il doit prévenir le service instructeur afin que ce dernier puisse faire notifier au demandeur la liste des pièces manquantes dans le mois qui suit la réception ou le dépôt du dossier en Mairie.
  Le nouveau mécanisme d’envoi du dossier à l’ABF directement par la mairie a été créé afin de permettre à l’ABF de porter à la connaissance du service instructeur les pièces manquantes avant la fin du délai d’un mois.

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  Attention !
  La demande d’une pièce non prévue par le code est illégale.
  Une demande de pièce manquante, prévue par le code, est toujours possible au delà du délai d’un mois mais elle ne suspend pas le délai d’instruction. L’absence de réponse du pétitionnaire pourrait faire naître un permis tacite dans certains cas.

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• 1.2. Cas pratiques

Sachant que le demandeur a trois mois pour fournir l’ensemble des pièces manquantes, peut-on réceptionner les pièces manquantes en plusieurs fois ? Doit-on accuser réception de chaque pièce manquante ?

Oui, on peut réceptionner les pièces manquantes en plusieurs fois.

• Plusieurs cas de figure :
  les pièces fournies répondent à la demande qui a été formulée par le service instructeur : il est alors inutile d’adresser un nouveau courrier au demandeur. L’instruction se poursuit à la date de dépôt de toutes les pièces manquantes et le délai d’instruction repart ;
  les pièces fournies sont inexploitables : il faut adresser un courrier au demandeur l’informant que les pièces fournies ne sont pas satisfaisantes au regard de ce qui lui a été demandé et qu’en conséquence le délai de trois mois qui lui a été notifié pour déposer les pièces manquantes continue de courir. Ce courrier doit lui être adressé en accusé/réception. Au delà des trois mois suivant la demande de pièces, la demande est rejetée de plein droit si le demandeur n’a pas fourni les pièces satisfaisantes ;
  Une partie des pièces demandées ne sont pas fournies : le dossier reste incomplet jusqu’à la réception des toutes les pièces. En conséquence un courrier d’information précisant qu’il manque le reste des pièces demandées peut être adressé, éventuellement et selon l’importance du dossier en recommandé. Si le dossier n’est pas complété dans le délai de trois mois, le permis sera refusé de plein droit.

Une demande qui ne comprend pas assez d’exemplaires peut-elle être considérée comme incomplète et justifier une majoration de délais?

Si la demande ne comprend pas assez d’exemplaires, elle est considérée comme incomplète.

Lorsque le projet n’est pas conforme aux règles de fond, peut-on inviter le demandeur à mettre son projet en conformité avec les règles de fond?

Non, ce n’est pas l’objet de l’instruction.

Quand la majoration du délai d’instruction doit-elle être notifiée s’il manque des pièces?

Les majorations de délai doivent être obligatoirement notifiées dans le mois qui suit le dépôt ou la réception du dossier en mairie, qu’il soit ou non complet.

Doit-on notifier un délai au pétitionnaire dans le premier mois en cas de permis soumis à enquête publique ?

Dans le délai d’un mois, le service instructeur doit notifier au pétitionnaire les conditions d’instruction de son dossier : le délai d’instruction est suspendu jusqu’à la réception du rapport du commissaire enquêteur ou de la commission d’enquête. La service instructeur dispose alors de deux mois pour traiter la demande (R. 423-32du code de l’urbanisme). Cette procédure n’est pas applicable aux enquêtes publiques portant sur un défrichement. Dans ce dernier cas, en application du R. 423-29bdu code de l’urbanisme, le délai d’instruction est fixé à neuf mois.

Que faire si la mairie se trompe dans la notification du délai d’instruction envoyée dans le premier mois?

Il y a deux solutions :
soit la mairie s’en rend compte dans le cours du premier mois. Elle peut alors rectifier son erreur ;
soit elle remarque cette erreur au delà de ce délai.
Dans ce cas, le service instructeur doit prendre en compte le délai réel au terme duquel un permis ou un refus peut naître, indépendamment de la notification envoyée et qui comporte la demande de pièces et le délai au terme duquel naît l’autorisation. Si le temps imparti ne permet pas l’instruction du dossier, il faut, si besoin est, formuler un refus pour éviter que le bénéficiaire puisse se prévaloir d’un tacite. Si l’autorité compétente ne réagit pas à temps, elle peut, si la décision est illégale, retirer sa décision dans le délai de trois mois (L. 424-5 du code de l’urbanisme) après mise en oeuvre de la procédure contradictoire.
Pour les déclarations préalables, le demandeur est détenteur d’une décision implicite de non opposition et le retrait n’est pas possible.
La responsabilité de l’administration pourra être recherchée pour faute.

La remise contre décharge, non citée à l’article R.423-46 peut-elle cependant être utilisée ?

La remise contre décharge est possible dans la mesure où elle constitue une preuve de notification.

Une modification de la demande en cours d’instruction est-elle toujours possible ? Dans l’affirmative, comment gère t-on alors le dossier ?

La modification de la demande en cours d’instruction est toujours possible. Toutefois elle aura pour effet de faire repartir les délais d’instruction car la modification doit être considérée comme une nouvelle demande et doit être enregistrer à nouveau par la mairie comme et les services instructeurs comme une nouvelle demande.
Dans la pratique, au cas par cas, quand le dossier ne pose pas de difficulté (en particulier si la pièce manquante n’implique pas d’autre consultation), il est possible de délivrer l’acte avant la fin du nouveau délai modifié.

L’absence de bordereau de dépôt des pièces dans le dossier déposé en mairie ou le non report du n°correspondant sur la pièce jointe doit-il faire l’objet d’un incomplet ?

Le bordereau de pièces, tel qu’il est prévu dans l’arrêté du 11 septembre 2007, constitue une pièce annexée au formulaire. Il permet de faciliter le contrôle du caractère complet du dossier. Vous pouvez inviter le demandeur à fournir ce document, mais son absence ne peut pas justifier une demande de pièce manquante au titre de l’article R.423.38 du code de l’urbanisme. L’absence du bordereau ne peut donc pas avoir pour effet d’interrompre les délais d’instruction.

2.L’exception : la demande de pièces manquantes effectuée après le premier mois

Après le délai du premier mois, le service instructeur doit, malgré tout, demander les pièces manquantes au dossier pour pouvoir l’instruire. Mais cette demande n’aura pas pour effet de faire courir de nouveau le délai d’instruction à la réception des pièces (article R 423-41 du code de l’urbanisme). L’instruction peut être poursuivie si le demandeur transmet les pièces avant la fin du délai d’instruction de droit commun.
Si tel n’est pas le cas, le service instructeur devra proposer un refus sinon l’absence de réponse du pétitionnaire pourrait faire naître un permis tacite dans certains cas.
Deux possibilités se présentent :
La ou les pièces sont remises avant la fin du délai d’instruction de droit commun, la demande d’autorisation peut être accordée.
La pièce fait partie des documents obligatoires qui compose le dossier de demande, l’autorisation ne peut être accordée si elle n’est pas remise avant la fin du délai d’instruction de droit commun.

Sources d’informations complémentaires

Textes de références

R.423-38 du code de l’urbanisme

R.423-39 du code de l’urbanisme

R.423-40 du code de l’urbanisme

R.423-41 du code de l’urbanisme

R.431-5 à R.431-12 du code de l’urbanisme

R.431-13 à R.431-33 du code de l’urbanisme

R.431-35 à R.431-37 du code de l’urbanisme

R.441-1 à R.441-8 du code de l’urbanisme

R.441-9 et R.441-10 du code de l’urbanisme

R.451-1 à R.451-4 du code de l’urbanisme